Privacybeleid

(laatst gewijzigd op 04/11/2023)

Dit regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door Gentse Gidsen VZW (hierna: “Gentse Gidsen”, “wij”, “we”, “ons”) wanneer u:

a) onze website bezoekt (https://www.gentsegidsen.be, hierna aangeduid als: “website”);

b) met ons wenst te communiceren via e-mail, telefoon en sociale media (hierna: “sociale mediakanalen” bijvoorbeeld Facebook);

c) bij ons aansluit als gids of lid of deelneemt aan onze activiteiten.

d) bij ons een reservering maakt en online betaalt.

1  ALGEMEEN

1.1  Uw gegevens worden verwerkt door Gentse Gidsen VZW, Nederpolder 2, 9000 Gent, België, met ondernemingsnummer 0409.675.837. U kan met ons contact opnemen via e-mail naar administratie@gentsegidsen.be.

1.2 Wat zijn ‘persoonsgegevens’? Persoonsgegevens worden in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) gedefinieerd als ‘alle informatie betreffende een identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd’. Persoonsgegevens zijn, in eenvoudigere bewoordingen, alle informatie over u die het mogelijk maakt u te identificeren.

1.3 Wanneer verwezen wordt naar bepaalde wetten of regelgevingen, omvat een dergelijke verwijzing ook elke wijziging, vervanging of nietigverklaring van vermelde wetten of verordeningen, inclusief alle gerelateerde uitvoeringsbesluiten.

1.4 Gentse Gidsen behoudt zich het recht voor om het Privacybeleid naar eigen goeddunken te wijzigen of aan te passen. Een dergelijke wijziging of aanpassing zal worden gecommuniceerd via de website.

2 SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

2.1 Wanneer u gebruik maakt van onze website en sociale mediakanalen, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• technische informatie over het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
• informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de pagina bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u de pagina bezoekt.

Zie onze cookieverklaring voor meer informatie.

2.2 Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of sociale mediakanalen, verzamelen wij:

• de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
• de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie van ons u correspondeert, de datum, tijdstip, enz);
• uw voorkeuren met betrekking tot het ontvangen van onze emailcommunicatie, zoals informatie over onze activiteiten, enz.;
• alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

2.3 Wanneer u bij ons lid wordt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens over u in het kader van uw lidmaatschap:

• de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
• financiële gegevens, met name uw rekeningnummer;

2.4 Wanneer u bij ons gids wordt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens over u in het kader van uw lidmaatschap:

• de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, geboortedatum;
• financiële gegevens, met name uw rekeningnummer;
• portfoliogegevens (gegidste talen en onderwerpen);
• uw foto.

2.5 Wanneer u bij ons een reservering maakt via de website, e-mail, telefoon of sociale mediakanalen, verzamelen wij:

• de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
• de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie van ons u correspondeert, de datum, tijdstip, enz);
• uw voorkeuren met betrekking tot het ontvangen van onze emailcommunicatie, zoals informatie over onze activiteiten, enz.;
• alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

3 DOELEINDEN WAARVOOR GENTSE GIDSEN UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT

3.1 Gentse Gidsen gebruikt uw persoonsgegevens om u op een gepaste en efficiënte manier te voorzien van de informatie die u aanvraagt via e-mail, telefoon of sociale mediakanalen.

3.2 Wij zullen uw persoonsgegevens ook verwerken wanneer u bij ons een aanvraag indient om lid of gids te worden, in het kader van de normale ledenadministratie van onze vereniging. Indien u wenst deel te nemen aan onze activiteiten, verwerken we de persoonsgegevens hoger aangegeven om uw deelname te faciliteren. We verwerken uw persoonsgegevens tevens om u en de andere deelnemers achteraf over de afgelopen activiteiten te kunnen informeren, bijvoorbeeld aan de hand van sfeerbeelden.

3.3 We verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde agenten of vertegenwoordigers van de wetshandhaving, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, inclusief bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

Gentse Gidsen kan eveneens op eigen initiatief uw persoonsgegevens overmaken aan de politie of aan de gerechtelijke autoriteiten als bewijs of indien er gerechtvaardigd vermoeden bestaat van een onwettige handeling of misdrijf bij het gebruik van onze website, sociale mediakanalen of andere communicatie met ons, in het kader van uw lidmaatschap of bij deelname aan onze activiteiten.

3.4 Gentse Gidsen kan uw persoonsgegevens verwerken ter bescherming van de legitieme belangen van Gentse Gidsen, in het bijzonder ter vrijwaring van onze bewijsvoering ter voorbereiding van of tijdens een geschillenregeling of gerechtelijke procedure alsook om onze website, sociale mediakanalen en activiteiten veilig te houden.

3.5 Gentse Gidsen kan persoonsgegevens van klanten die binnen de afgelopen 2 jaar een rondleiding bij ons hebben gekocht, verwerken om hen op de hoogte te houden van nieuwe rondleidingen in Gent.

3.6 Gentse Gidsen kan na afloop van een rondleiding, een e-mail sturen met een evaluatieformulier om na te gaan of de rondleiding aan de verwachtingen voldoe en om onze diensten te kunnen evalueren en verbeteren.

4 RECHTSGRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

4.1 Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.1 beschreven doeleinde geeft u uw uitdrukkelijke toestemming wanneer u uw verzoek om informatie overmaakt.

4.2 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.2 beschreven doeleinde is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben als lid, gids of deelnemer aan onze activiteiten.

4.3 De verwerking van uw persoonsgegevens voor de in artikel 3.3 genoemde doeleinden is noodzakelijk om Gentse Gidsen in staat te stellen haar wettelijke verplichtingen na te komen.

4.4 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.4 genoemde doeleinde is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Gentse Gidsen, namelijk om:

• ons in staat te stellen ons in gerechtelijke en buitengerechtelijke procedures te verdedigen;
• onze website, sociale mediakanalen en activiteiten te vrijwaren van misbruik en illegale activiteiten

4.5 De verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in 3.5. is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk om recente klanten van ons op de hoogte te kunnen houden van nieuwe rondleidingen of activiteiten. 

4.6 De verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in 3.6. is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk om na te gaan of onze rondleidingen aan de verwachtingen van klanten voldoen en om onze diensten voor klanten te kunnen evalueren en verbeteren.

5 ONTVANGERS EN DOORGIFTEN

5.1 Gentse Gidsen verstuurt uw persoonsgegevens in principe slechts op identificeerbare wijze naar uzelf en naar andere deelnemers voor zover dat kadert in het verslaggeven van afgelopen activiteiten. We kunnen uw persoonsgegevens ook overmaken naar de derden hieronder omschreven en naar bevoegde overheids- en gerechtelijke instanties indien deze ons daarom verzoeken.

U begrijpt echter dat als u gebruik maakt van onze sociale mediakanalen, uw persoonsgegevens ook worden verwerkt door de aanbieders van sociale media. Meer informatie over de manier waarop deze aanbieders van sociale media uw persoonsgegevens verwerken, vindt u in hun respectievelijke privacybeleid.

5.2 We werken samen met een externe verwerker om u de website te verstrekken en om de betalingen te faciliteren.

6 KWALITEITSGARANTIES

6.1 Gentse Gidsen doet haar uiterste best om enkel die persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken zoals hoger omschreven.

6.2 Uw persoonsgegevens worden enkel bijgehouden voor het bereiken van de doelstellingen zoals hierboven beschreven tot op het moment dat u uw toestemming voor de verwerking ervan terugtrekt. We zullen uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven beschreven tenzij:

• er een doorslaggevend belang is van Gentse Gidsen of een andere derde partij om uw persoonsgegevens identificeerbaar te houden;
• er een wettelijke of regelgevende verplichting bestaat of een gerechtelijk of administratief bevel dat ons ervan weerhoudt ze te de-identificeren.

6.3 We  zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of diefstal alsook van onopzettelijk verlies, vervalsing of vernietiging. U begrijpt echter dat veiligheid en beveiliging inspanningsverbintenissen zijn en nooit kunnen gegarandeerd zijn.

7 UW RECHTEN

7.1 Sommige rechten zijn complex en niet alle details zijn hier opgenomen. Lees daarom de relevante bepalingen en richtlijnen van toezichthoudende autoriteiten voor een volledige uitleg van deze rechten.

7.2 U hebt het recht om inzage te vragen van al uw persoonsgegevens verwerkt door Gentse Gidsen, die op u betrekking hebben. Gentse Gidsen behoudt zich het recht voor om een administratieve kost aan te rekenen voor meerdere opeenvolgende toegangsaanvragen, die Gentse Gidsen duidelijk overlast of schade willen toebrengen.

7.3 U hebt het recht te vragen dat alle persoonsgegevens die op u betrekking hebben en onjuist zijn, kosteloos verbeterd worden. U hebt ook het recht te vragen dat uw persoonsgegevens vervolledigd worden, indien ze onvolledig zouden zijn. 

7.4 U hebt het recht om te verzoeken dat persoonsgegevens die op u betrekking hebben, verwijderd worden, als

• de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• u uw toestemming intrekt voor een verwerking op basis van toestemming;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking volgens bepaalde regels van het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming (de AVG);
• de verwerking voor direct marketing doeleinden gebruikt wordt;
• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn;
• de persoonsgegevens verzameld zijn in het geval van een rechtstreeks aanbod van diensten aan een kind en de verwerking daarbij gebeurt op basis van toestemming;
• de persoonsgegeven moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Er zijn echter uitsluitingen van het recht om gegevens te wissen. De algemene uitsluitingen zijn onder meer waar verwerking noodzakelijk is:

• Voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• Voor de naleving van een wettelijke verplichting die op ons rust; 
• Voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen;
• Voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden;
• Om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid. 

7.5 In plaats van verwijdering kan u ook vragen dat Gentse Gidsen de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt als en wanneer 

a) u de juistheid van die gegevens betwist, 

b) de verwerking ervan onwettig is,

c) u uw recht van bezwaar uitoefent of 

d) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven beschreven, maar u deze gegevens nodig heeft om uzelf in rechte te verdedigen.

7.6 U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, maar alleen voor zover de rechtsgrond voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van de gerechtvaardigde belangen die door ons of door een derde partij worden nagestreefd. Indien u een dergelijk bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking bedoeld is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (inclusief profilering voor direct marketing doeleinden). Indien u hiertegen bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel staken.
 Verder heeft u recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

7.7 U hebt het recht hebt om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op:

a) Toestemming

b) De verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat u een overeenkomst sluit; of

c) Deze verwerking geautomatiseerd wordt uitgevoerd;

Dit recht is niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.

7.8 Indien u een verzoek wenst in te dienen om een of meerdere van bovenvermelde rechten uit te oefenen, kan u een e-mail sturen naar administratie@gentsegidsen.be. Gentse Gidsen zal op uw verzoek reageren binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Normaal gesproken streven wij ernaar om binnen die tijd een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als uw verzoek complexer is, kan er echter meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop wij uw verzoek ontvangen. U wordt volledig op de hoogte gehouden van de voortgang. 

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Betrokkenen uit andere lidstaten hebben het recht om een klacht in te dienen bij hun eigen nationale toezichthoudende autoriteit. Voor een overzicht van de contactgegevens van deze autoriteiten, klik op deze link: administratie@gentsegidsen.be

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

7.9 Voor zover de wettelijke basis voor onze verwerking van uw persoonsgegevens de toestemming is, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de herroeping.